Office Migration 2025 – Ablaufplan

Veröffentlicht am von admin

Letzte Aktualisierung: 23.03.2025

Was passiert wann und was musst du tun, um heil bei WPPCloud anzukommen?

Freelancer mit Account von uns gelten alt interne und müssen diese Anleitung ebenfalls befolgen!

Ab dem 11.3. | Change Freeze

Change Freeze bedeutet, dass du zwar weiterhin ganz normal mit Office 365 arbeiten kannst, aber bis zur Migration keine neuen Teams, Gruppen, User, Telefonnummern oder SharePoint-Sites mehr erstellt werden dürfen, weil diese nicht zu WPPCloud übertragen werden.

Bis zum 19.3. | Vorbereitungen treffen
  • Wenn du OneDrive benutzt, prüfe dessen Status auf deinem Computer. Das Cloud-Icon neben der Uhr darf keinen roten Punkt haben. Dieser zeigt an, dass der Sync nicht funktioniert. Kontaktiere bitte schnell die IT, falls dies bei dir der Fall sein sollte.
  • Einige Daten werden nicht automatisch zu WPPCloud übertragen. Wir haben genau aufgeschrieben, was davon betroffen ist. Bitte wirf einen Blick auf unsere O365 Migration FAQ und sichere ggf. betroffene Daten manuell.
  • Sollte dich OKTA um das Aktualisieren deines Passwortes bitten, mache es jetzt, um dies als Fehlerquelle auszuschließen.
  • deepblue hat eine Möglichkeit gefunden Chats als PDF zu exportieren. Systembedingt ist dies aber etwas kompliziert. Wenn dich das nicht abschreckt, weil du ganz dringend Chats sichern musst, wirf einen Blick in die Anleitung.
  • Plane bitte ein, dass du ab 21.3. um 18:00 keinen Zugriff auf Office 365 haben wirst. Laut Plan soll ab Sonntagabend alles wieder funktionieren. Da du dich am Freitag von den Office-Applikationen auf deinem Rechner abmelden musst, wirst du sie auch nicht verwenden können, um heruntergeladenene Dokumente zu bearbeiten.
  • Plane vorsichtshalber für den Montag (24.3.) keine wichtigen (Teams-)Termine
  • Bist du Organisator*in von Teams-Meetings, die nach dem 21.3. stattfinden, erstelle am besten vorerst nur einen Termin ohne Teams-Link, weil diese Links ja leider kaputtgehen werden. Füge den Teams-Link dann erst am 24.3. hinzu.
  • Wichtig: Bist du Organisator*in von Serienterminen, stelle unbedingt ein, dass die Serie am 21.3. endet. Nach dem Migrationswochenende erstelle dann eine Neue. Die Serie wird sonst bei der Migration zu Einzelterminen, die sich nicht mehr auf einen Schlag ändern oder absagen lassen.
  • Bitte informiere deine externen Kontakte:
    • Was wir vor haben und es nach dem Wochenende etwas ruckeln könnte.
    • Solltest du Externe zu einem Team, einer Gruppe oder einzelnen Dateien aus Teams oder OneDrive eingeladen haben oder bist du zu externen Daten oder Teams eingeladen worden, müssen diese Einladungen/Freigaben am Montag neu erstellt werden.
    • Ab Freitag um 18:00 dürfen auch Externe keine Daten mehr in unserem Office 365 ändern. Alle bisherigen Links zu Dateien in unserem Office 365 dürfen dann nicht mehr verwendet werden. Leider funktionieren sie noch, aber wir arbeiten ab Montag mit den Daten in WPP Cloud.
    • Gemeinsame Chats mit Externen verlieren die Verbindung untereinander. Die Externen können zwar noch in den bestehenden Chat schreiben, du bekommst die Nachrichten aber nicht mehr. Solche (Gruppen-)Chats müssen nach dem Wochenende neu erstellt werden. Von wem, ist egal.
Am 21.3. | Von allen Office-Apps abmelden

Wenn Du noch Mails versenden, Dateien zu Office 365 hochladen oder per OneDrive synchronisieren möchtest, tue dies bitte bis um 18:00.

Melde dich bis 18:00 bitte von allen Office-Programmen auf deinem Rechner ab:

Mac
  1. Wenn du über’s Wochenende Daten brauchst, lade sie nicht auf den Desktop oder in den Dokumente-Ordner, sondern in den Downloads-Ordner. Frag nicht 😉
  2. Word, Excel, Powerpoint, OneNote: Öffne eines dieser Programme, klicke oben links in der Menüleiste auf den Programmnamen und wähle “Abmelden”. Damit hast du dich direkt von allen vieren abgemeldet.
  3. Teams: Öffne Teams, klicke oben rechts auf dein Benutzer-Icon und melde dich ab.
  4. OneDrive: Stelle sicher, dass alle Syncs abgeschlossen wurden und klicke dann neben der Uhr auf das OneDrive-Cloud-Icon > klicke das Zahnrad > Einstellungen > Konto > Verknüpfung dieses Computers aufheben > Bestätigen > Erschrick dich nicht, dass der Desktop jetzt leer ist > Erst am Montag erneut anmelden
  5. Outlook
    • Klassisches Outlook: Öffne Outlook, wähle aus der Menüleiste Extras > Konten > wähle dein Konto und klicke unten links auf die Minusschaltfläche (-). Bestätige das Löschen. Keine Sorge, deine Mails gehen nicht verloren!
    • Neues Outlook: Öffne Outlook, klicke in der Menüleiste auf Outlook > Einstellungen > Konten > Wähle dein Konto aus und klicke unten links auf „Verwalten“. Dort findest du die Option, um das Konto zu entfernen. Bestätige das Abmelden.
  6. Anschließend schließe bitte alle Office-Programme
  7. Öffne deinen Browser und gehe zu www.office.com. Solltest du dort automatisch angemeldet sein, logge dich bitte aus.
  8. Öffne deinen Browser und gehe zu wpp.okta.com. Solltest du dort automatisch angemeldet sein, logge dich bitte aus.
  9. Solltest du Office-Apps auf deinem Smartphone nutzen, melde dich bitte von der Teams- und den anderen Apps ab und schließe sie anschließend.
Windows
  1. Wenn du über’s Wochenende Daten brauchst, lade sie nicht auf den Desktop oder in den Dokumente-Ordner, sondern in den Downloads-Ordner. Frag nicht 😉
  2. Word, Excel, Powerpoint, OneNote: Öffne eines dieser Programme, klicke oben links auf Datei, unten links Konto und dann „Abmelden“ direkt unter deinem Profilbild in der Mitte. Damit hast du dich direkt von allen vieren abgemeldet.
  3. Teams: Öffne Teams, klicke oben rechts auf dein Benutzer-Icon und melde dich ab.
  4. OneDrive: Stelle sicher, dass alle Syncs abgeschlossen wurden und klicke dann neben der Uhr auf das OneDrive-Cloud-Icon > klicke das Zahnrad > Einstellungen > Konto > Verknüpfung dieses Computers aufheben > Bestätigen > Erschrick dich nicht, dass der Desktop jetzt leer ist > Erst am Montag erneut anmelden
  5. Outlook
    • Klassisches Outlook: Schließe Outlook > Öffne die Systemsteuerung und gehe auf Benutzerkonten > Mail (Microsoft Outlook) > Wähle im neuen Fenster die Option „Profile anzeigen“ > Wähle dein Profil und klicke auf „Entfernen“ > Bestätige das Löschen. Keine Sorge, deine Mails gehen nicht verloren!
    • Neues Outlook: Klicke in Outlook auf das Zahnrad (meist oben rechts). Drücke dann bei deinem Konto auf „verwalten“ und anschließend auf „Entfernen“.
  6. Anschließend schließe bitte alle Office-Programme
  7. Windows-Nutzer müssen zusätzlich ihren Office-Account abmelden: Öffne https://myaccount.microsoft.com. Am unteren Ende des Kastens mit deinem Namen klicke auf „Überall abmelden“ und bestätige dies.
  8. Öffne deinen Browser und gehe zu www.office.com. Solltest du dort automatisch angemeldet sein, logge dich bitte aus.
  9. Öffne deinen Browser und gehe zu wpp.okta.com. Solltest du dort automatisch angemeldet sein, logge dich bitte aus.
  10. Solltest du Office-Apps auf deinem Smartphone nutzen, melde dich bitte von der Teams- und den anderen Apps ab und schließe sie anschließend.
Am 22.3. und 23.3. | Abwarten

Am Wochenende wirst du dich nicht bei O365 einloggen können. Bitte versuche es auch nicht bis vor Montagmorgen!

Am 24.3. | Apps wieder anmelden, konfigurieren und testen
Wichtig zu wissen
  • Achte bei allem, was du ab sofort in Office tust, darauf, dass du in „WPP Cloud“ angemeldet bist und nicht mehr in YRBrands, YRB oder yrb.onmicrosoft.com.
  • Wir verwenden weiterhin OKTA; Username und Passwort haben sich nicht verändert.
  • Gib beim Anmelden der Apps bitte immer deine Mailadresse neu ein und verwende nicht die eventuell bereits angezeigte mit „@yrb.onmicrosoft.com“.
  • Mails und Daten in Teams, SharePoint und OneDrive, die du seit Dezember gelöscht hattest, werden dir nun wieder angezeigt. Lösche sie bitte einfach nochmal.
  • Ruhe bewahren, sollte etwas verschwunden sein! Unsere alten Daten wurden noch nicht gelöscht und sind notfalls erreichbar! Schreibe einfach eine Mail an SF-MigrationSupport@vml.com.
Mac (S&F, Argonauten, Instant Data)
  1. Solltest du dich am Freitag nicht von allen Office-Apps, wie oben beschrieben, abgemeldet haben, hole dies jetzt unbedingt nacht!
  2. Starte deinen Rechner neu, aber öffne noch keine Programme.
  3. Klicke das Kandji-Icon in der Menüleiste > Klicke Kandji Self Service > unten links „Device Info“ > oben mitte „Sync“ > warte bis der Sync durchgelaufen ist.
  4. Browser: Lösche Cookies und Cache (Anleitung)
  5. Outlook sollte dich beim ersten Start nach deiner Mailadresse und Passwort fragen und anschließend das Konto automatisch wieder hinzufügen.
  6. Erstelle eine neue Signatur für deine Mails und hinterlege sie in Outlook (Anleitung). Bedenke ggf. bitte deine neue Rufnummer beim Erstellen der Signatur,
  7. Öffne OneDrive und melde dich mit deiner Mailadresse an. Bis die Daten auf deinem Desktop wieder angezeigt werden, können bis zu 15 Minuten vergehen.
  8. Starte Teams und ignoriere deinen alten Account. Klicke stattdessen unten auf „anderen Account verwenden“ und melde dich mit deiner Mailadresse an. Klicke nach dem Login oben rechts auf dein User-Icon und prüfe, ob dort „WPP Cloud“ über deinem Namen steht. Falls nicht, logge dich bitte nochmal aus und wieder ein. Wenn dir die kombinierte Ansicht von Chats und Teams nicht gefällt, findest du hier eine Anleitung, um die Ansicht umzuschalten.
  9. Word, Excel. Powerpoint, OneNote: Starte eine der Apps, klicke oben links auf „anmelden“ und nutze deine Mailadresse für den Login.
  10. Für Termin-Organisator*innen:
    • Hattest du Teams-Meetings organisiert, musst du diese absagen und neu erstellen, da der Link im Termin weiterhin zu YRBrands zeigt und somit ungültig ist.
    • Hattest du vor dem Migrationswochenende in weiser Voraussicht Termine ohne Teams-Link erstellt, weil diese Links kaputtgegangen wären, füge die Teams-Links nun hinzu.
    • Erstelle Serientermine erneut, die du vor dem Migrationswochenende hattest enden lassen. Bei Probleme, wirf einen Blick in unsere FAQ.
    • Solltest du Räume oder andere Ressourcen eingeladen haben, überprüfe dies bitte.
  11. Solltest du vor dem Umzug die Telefonie-Funktion in Teams verwendet haben, prüfe bitte, ob diese wieder korrekt funktioniert. Alle außer die Friends in Wien telefonieren nun mit einer neuen Nummer raus und sind unter neuer und alter erreichbar.
  12. Alle Friends sind weiterhin Mitglieder der Teams und Gruppen, in denen sie auch vor dem Wochende waren, aber solltest du einzelne Dateien aus Teams oder deinem OneDrive mit anderen geteilt haben, sind die Links beim Umzug leider kaputtgegangen und müssen neuerstellt werden.
  13. Arbeit mit Externen
    • Freelancer mit Accounts von uns sind hiermit nicht gemeint.
    • Externe, die du zu einem Team, einer Gruppe oder zur Bearbeitung von Dateien eingeladen hattest, müssen nun erneut eingeladen werden.
    • Weise nochmals darauf hin, dass alle bisherigen Links zu Dateien in unserem alten Office 365 (begannen mit https://yrb.sharepoint.com) nicht mehr verwendet werden dürfen.
    • Warst du in der Vergangenheit zu externen Teams (z.B. von Kunden oder anderen WPP-Agenturen) oder zur Bearbeitung von Dateien eingeladen, bitte deine Ansprechpartner*in, dich nochmals einzuladen. Wenn das nicht klappt, muss deren IT vorher deinen Gast-Account in deren Office 365 löschen.
    • (Gruppen-)Chats mit Externen müssen nach dem Wochenende neu erstellt werden, da ihre Nachrichten in den alten Chat sonst ins Leere laufen.
  14. Möchtest du ein Profilbild in Office 365 hinterlegen, steht hier, wie es funktioniert.
  15. Wenn du in Zukunft neue Teams oder Gruppen erstellst, denke bitte weiterhin daran, dem Namen dein Company-Kürzel voranzustellen, z. B. SF HAM, SF BER, DBN, ARG, RES…
Mac (deepblue)
  1. Solltest du dich am Freitag nicht von allen Office-Apps, wie oben beschrieben, abgemeldet haben, hole dies jetzt unbedingt nacht!
  2. Starte deinen Rechner neu, aber öffne noch keine Programme.
  3. Öffne Software Self Service Portal , suche die App „Office-Reset Factory Reset for Mac“ und führe sie aus.
  4. Browser: Lösche Cookies und Cache (Anleitung)
  5. Outlook sollte dich beim ersten Start nach deiner Mailadresse und Passwort fragen und anschließend das Konto automatisch wieder hinzufügen.
  6. Erstelle eine neue Signatur für deine Mails und hinterlege sie in Outlook (Anleitung). Bedenke ggf. bitte deine neue Rufnummer beim Erstellen der Signatur,
  7. Öffne OneDrive und melde dich mit deiner Mailadresse an. Bis die Daten auf deinem Desktop wieder angezeigt werden, können bis zu 15 Minuten vergehen.
  8. Starte Teams und ignoriere deinen alten Account. Klicke stattdessen unten auf „anderen Account verwenden“ und melde dich mit deiner Mailadresse an. Klicke nach dem Login oben rechts auf dein User-Icon und prüfe, ob dort „WPP Cloud“ über deinem Namen steht. Falls nicht, logge dich bitte nochmal aus und wieder ein. Wenn dir die kombinierte Ansicht von Chats und Teams nicht gefällt, findest du hier eine Anleitung, um die Ansicht umzuschalten.
  9. Word, Excel. Powerpoint, OneNote: Starte eine der Apps, klicke oben links auf „anmelden“ und nutze deine Mailadresse für den Login.
  10. Für Termin-Organisator*innen:
    • Hattest du Teams-Meetings organisiert, musst du diese absagen und neu erstellen, da der Link im Termin weiterhin zu YRBrands zeigt und somit ungültig ist.
    • Hattest du vor dem Migrationswochenende in weiser Voraussicht Termine ohne Teams-Link erstellt, weil diese Links kaputtgegangen wären, füge die Teams-Links nun hinzu.
    • Erstelle Serientermine erneut, die du vor dem Migrationswochenende hattest enden lassen. Bei Probleme, wirf einen Blick in unsere FAQ.
    • Solltest du Räume oder andere Ressourcen eingeladen haben, überprüfe dies bitte.
  11. Solltest du vor dem Umzug die Telefonie-Funktion in Teams verwendet haben, prüfe bitte, ob diese wieder korrekt funktioniert. Alle außer die Friends in Wien telefonieren nun mit einer neuen Nummer raus und sind unter neuer und alter erreichbar.
  12. Alle Friends sind weiterhin Mitglieder der Teams und Gruppen, in denen sie auch vor dem Wochende waren, aber solltest du einzelne Dateien aus Teams oder deinem OneDrive mit anderen geteilt haben, sind die Links beim Umzug leider kaputtgegangen und müssen neuerstellt werden.
  13. Arbeit mit Externen
    • Freelancer mit Accounts von uns sind hiermit nicht gemeint.
    • Externe, die du zu einem Team, einer Gruppe oder zur Bearbeitung von Dateien eingeladen hattest, müssen nun erneut eingeladen werden.
    • Weise nochmals darauf hin, dass alle bisherigen Links zu Dateien in unserem alten Office 365 (begannen mit https://yrb.sharepoint.com) nicht mehr verwendet werden dürfen.
    • Warst du in der Vergangenheit zu externen Teams (z.B. von Kunden oder anderen WPP-Agenturen) oder zur Bearbeitung von Dateien eingeladen, bitte deine Ansprechpartner*in, dich nochmals einzuladen. Wenn das nicht klappt, muss deren IT vorher deinen Gast-Account in deren Office 365 löschen.
    • (Gruppen-)Chats mit Externen müssen nach dem Wochenende neu erstellt werden, da ihre Nachrichten in den alten Chat sonst ins Leere laufen.
  14. Möchtest du ein Profilbild in Office 365 hinterlegen, steht hier, wie es funktioniert.
  15. Wenn du in Zukunft neue Teams oder Gruppen erstellst, denke bitte weiterhin daran, dem Namen dein Company-Kürzel voranzustellen, z. B. SF HAM, SF BER, DBN, ARG, RES…
Windows
  1. Solltest du dich am Freitag nicht von allen Office-Apps, wie oben beschrieben, abgemeldet haben, hole dies jetzt unbedingt nacht!
  2. Starte deinen Rechner neu
  3. Browser: Lösche Cookies und Cache (Anleitung)
  4. Öffne OneDrive und melde dich mit deiner Mailadresse an. Wenn du gefragt wirst, ob du automatisch bei allen Desktop-Apps auf deinem Gerät angemeldet werden möchtest, wähle „Ja, alle Apps“ und aktiviere den Haken zur Verwaltung deines Geräts.
  5. Nach dem Outlook-Start öffnet sich ein Fenster „Neues Profil“. Gib als Profilnamen „Outlook“ ein und bestätige, anschließend fragt Outlook nach Mailadresse und Passwort.
  6. Erstelle eine neue Signatur für deine Mails und hinterlege sie in Outlook (Anleitung). Bedenke ggf. bitte deine neue Rufnummer beim Erstellen der Signatur,
  7. Starte Teams und ignoriere deinen alten Account. Klicke stattdessen unten auf „anderen Account verwenden“ und melde dich mit deiner Mailadresse an. Klicke nach dem Login oben rechts auf dein User-Icon und prüfe, ob dort „WPP Cloud“ über deinem Namen steht. Falls nicht, logge dich bitte nochmal aus und wieder ein. Wenn dir die kombinierte Ansicht von Chats und Teams nicht gefällt, findest du hier eine Anleitung, um die Ansicht umzuschalten.
  8. Word, Excel. Powerpoint, OneNote: Starte eine der Apps, klicke im Popup auf „Anmelden oder Konto erstellen“ und nutze deine Mailadresse für den Login. Sollte dort plötzlich dein alter Account als @yrb.onmicrosoft.com erscheinen, breche die Anmeldung ab, schließe die App, folge dieser kurzen Anleitung und versuche es anschließend erneut.
  9. Für Termin-Organisator*innen:
    • Hattest du Teams-Meetings organisiert, musst du diese absagen und neu erstellen, da der Link im Termin weiterhin zu YRBrands zeigt und somit ungültig ist.
    • Hattest du vor dem Migrationswochenende in weiser Voraussicht Termine ohne Teams-Link erstellt, weil diese Links kaputtgegangen wären, füge die Teams-Links nun hinzu.
    • Erstelle Serientermine erneut, die du vor dem Migrationswochenende hattest enden lassen. Bei Probleme, wirf einen Blick in unsere FAQ.
    • Solltest du Räume oder andere Ressourcen eingeladen haben, überprüfe dies bitte.
  10. Solltest du vor dem Umzug die Telefonie-Funktion in Teams verwendet haben, prüfe bitte, ob diese wieder korrekt funktioniert. Alle außer die Friends in Wien telefonieren nun mit einer neuen Nummer raus und sind unter neuer und alter erreichbar.
  11. Alle Friends sind weiterhin Mitglieder der Teams und Gruppen, in denen sie auch vor dem Wochende waren, aber solltest du einzelne Dateien aus Teams oder deinem OneDrive mit anderen geteilt haben, sind die Links beim Umzug leider kaputtgegangen und müssen neuerstellt werden.
  12. Arbeit mit Externen
    • Freelancer mit Accounts von uns sind hiermit nicht gemeint.
    • Externe, die du zu einem Team, einer Gruppe oder zur Bearbeitung von Dateien eingeladen hattest, müssen nun erneut eingeladen werden.
    • Weise nochmals darauf hin, dass alle bisherigen Links zu Dateien in unserem alten Office 365 (begannen mit https://yrb.sharepoint.com) nicht mehr verwendet werden dürfen.
    • Warst du in der Vergangenheit zu externen Teams (z.B. von Kunden oder anderen WPP-Agenturen) oder zur Bearbeitung von Dateien eingeladen, bitte deine Ansprechpartner*in, dich nochmals einzuladen. Wenn das nicht klappt, muss deren IT vorher deinen Gast-Account in deren Office 365 löschen.
    • (Gruppen-)Chats mit Externen müssen nach dem Wochenende neu erstellt werden, da ihre Nachrichten in den alten Chat sonst ins Leere laufen.
  13. Möchtest du ein Profilbild in Office 365 hinterlegen, steht hier, wie es funktioniert.
  14. Wenn du in Zukunft neue Teams oder Gruppen erstellst, denke bitte weiterhin daran, dem Namen dein Company-Kürzel voranzustellen, z. B. SF HAM, SF BER, DBN, ARG, RES…
Smartphone
  1. Solltest du dich am Freitag nicht von allen Office-Apps abgemeldet haben, hole dies jetzt unbedingt nacht!
  2. Öffne den Microsoft Authenticator und lösche deinen Account: Account anklicken > Zahnrad oben rechts > Account entfernen > Alle Apps auf diesem Gerät. Die Authenticator-App muss auf dem Smartphone verbleiben.
  3. Öffne die Outlook-App > Account hinzufügen > Mailadresse eingeben > keinen weiteren Account hinzufügen > Fertig
  4. Öffne die Teams-App > klicke oben rechts auf „bearbeiten“ > entferne deinen alten Account > „Anderen Account verwenden“ > Mailadresse eingeben > Anmelden > Fertig
  5. Bei allen anderen Office Apps gehe genauso vor und achte darauf, dass du nicht die eventuell vorausgefüllte yrb-Adresse verwendest. Klicke stattdessen unten auf „anderen Account verwenden“.