Office Migration 2025 – FAQ

Alle Termine werden umgezogen inkl. der eingeladenen Personen und Ressourcen. Links zu Teams-Meetings gehen allerdings kaputt. Ressourcen werden noch angezeigt, sind aber nicht mehr verknüpft.

Wenn du Termine mit Teams-Meeting-Links erstellt hast, musst du diese neu erstellen. Leider kann man bestehende Termine nicht reparieren, sondern muss sie komplett neu anlegen und anschliessend die alten Termine löschen.

Ein Problem gibt es auch mit wiederkehrenden Meetings. Diese solltest du vor der Migration so einstellen, dass die Serie am 21.3. endet und nach dem Migrationswochenende dann eine neue Serie erstellen. Tust du das nicht, werden alle Eingeladenen einen verwaisten Termin in ihren Kalendern finden, der nicht mehr verbunden ist mit dem Serientermin des organisierenden Friends und entsprechend auch von dort nicht abgesagt werden kann. In diesem Fall müssen alle den Termin ablehnen und die Serie anschließend neu erstellt werden.

Delegierungen und Stellvertretungen werden leider nicht übernommen und müssen nach dem Umzug neu erstellt werden.

Deine Abwesenheitsnotiz wird leider nicht übernommen und muss nach dem Umzug neu erstellt werden.

Deine Signatur wird leider nicht übernommen und muss nach dem Umzug neu erstellt werden. Bedenke bitte, dass du dies in Outlook, der Smartphone-App und dem Webmailer (outlook.office.com) tun musst, wenn du all diese verwendest. Unseren Signaturgenerator für S&F findest du unter https://sig.s-f.com, den für deepblue unter http://sig.db-n.com. Denke beim Erstellen deiner Signatur bitte an deine neue Telefonnummer.

Das Zertifikat ist noch installiert, aber noch nicht mit dem neuen Konto verknüpft. Einfach in Outlook oben links auf Outlook klicken => Einstellungen => Konten => Standardkonto auswählen => Erweitert => Sicherheit => Das Zertifikat kannst du dann bei "digital signieren" und "Verschlüsselung" neu hinterlegen.

Das eigene Adressbuch in Outlook bleibt erhalten.

Die Inhalte von Shared Mailboxen werden automatisch umgezogen, aber du musst die Box nach dem Umzug neu in Outlook einbinden.

Bitte folge dieser Anleitung: https://it.s-f.family/docs/shared-und-secondary-mailboxes/

Auch auf dem Smartphone musst du bitte deinen Account entfernen und wieder neu hinzufügen.

Deine Gruppen und deren interne Mitglieder, Einstellungen und Inhalte werden automatisch übertragen. Solltest du Externe zu Gruppen eingeladen haben, musst du sie nach der Migration bitte erneut hinzufügen.

Wundere dich nicht über den Benutzer „svc AvePoint OLS“. Dies ist der Name des Programms, das die Daten kopiert hat.

Ja, auch Unterordner, Entwürfe und zusätzliche Kalender werden übernommen! Ebenso der Status, ob eine Mail gelesen/ungelesen ist sowie hinzugefügte Erinnerungen oder Kategorien!

Die Termine werden automatisch in deinen neuen Kalender übertragen. Enthaltene Links zu Videikonferenzen bleiben unbeschädigt, da sie von den Externen erstellt wurden und somit nicht im Zuge unserer Migration kaputtgehen.

Alle Erinnerungen an Mails, Termine und To Dos bleiben erhalten! Solltest du ausstehende Termin in deinem Erinnerungsfenster offen gehabt haben, als du vor dem Migrationswochenendes dein Outlook ausgeschaltet hast, werden diese auch nach dem Wochenende und dem Neuverbinden deines Kontos wieder angezeigt. Mache davon aber einen Screenshot, um wirklich sicherzugehen!

Leider werden Regeln nicht automatisch übernommen. Mache am besten einen Screenshot all deiner Regeln, damit du sie im Zweifelsfall in deiner neuen Mailbox wieder einrichten kannst.

Wenn für deinen E-Mail-Account eine Archiv Mailbox (Online-Archiv) aktiviert war, wird diese automatisch übernommen!

Alle Termine werden umgezogen inkl. der eingeladenen Personen und Ressourcen. Links zu Teams-Meetings gehen allerdings kaputt. Ressourcen werden noch angezeigt, sind aber nicht mehr verknüpft.

Wenn du Termine mit Teams-Meeting-Links erstellt hast, musst du diese neu erstellen. Leider kann man bestehende Termine nicht reparieren, sondern muss sie komplett neu anlegen und anschliessend die alten Termine löschen.

Ein Problem gibt es auch mit wiederkehrenden Meetings. Diese solltest du vor der Migration so einstellen, dass die Serie am 21.2. endet und nach dem Migrationswochenende dann eine neue Serie erstellen. Tust du das nicht, werden alle Eingeladenen einen verwaisten Termin in ihren Kalendern finden, der nicht mehr verbunden ist mit dem Serientermin des organisierenden Friends und entsprechend auch von dort nicht abgesagt werden kann. In diesem Fall müssen alle den Termin ablehnen und die Serie anschließend neu erstellt werden.

Auch die Raumbuchungen werden vom Umzug betroffen sein. Bestehende Buchungen werden zwar übernommen, versichere dich aber bitte trotzdem beim Empfang, dass alles wie geplant ablaufen kann. Die Buchungsdisplays im Zeisehof werden erst in der Woche nach der Migration wieder vollständig einsatzbereit sein.

Von extern an uns gesendete Mails werden zwischengespeichert und am Montag zugestellt.

Alle Termine werden umgezogen inkl. der eingeladenen Personen und Ressourcen. Links zu Teams-Meetings gehen allerdings kaputt. Ressourcen werden noch angezeigt, sind aber nicht mehr verknüpft.

Wenn du Termine mit Teams-Meeting-Links erstellt hast, musst du diese neu erstellen. Leider kann man bestehende Termine nicht reparieren, sondern muss sie komplett neu anlegen und anschliessend die alten Termine löschen.

Ein Problem gibt es auch mit wiederkehrenden Meetings. Diese solltest du vor der Migration so einstellen, dass die Serie am 21.3. endet und nach dem Migrationswochenende dann eine neue Serie erstellen. Die Serie wird sonst bei der Migration zu verwaisten Einzelterminen, die sich nicht mehr auf einen Schlag ändern oder absagen lassen. In diesem Fall müssen alle all diese Termine ablehnen (nicht löschen!) und die Serie muss anschließend neu erstellt werden.

Aufgaben in Outlook werden migriert.

Neben der Uhr findest du das Icon von OneDrive (eine Wolke). Wenn dort kein roter Punkt angeziegt wird, ist das schon mal gut! Sollte bei dir doch ein roter Punkt angezeigt werden, dann klicke bitte auf das Symbol und versuche, mit Hilfe der Fehlermeldungen, das Problem zu lösen. Wenn das nicht klappt, dann öffne bitte rechtzeitig (bis spätestens Mittwoch) ein Ticket in ServiceNow und bitte um Hilfe.

Nach einem Klick auf das Icon sollte dir die Meldung angezeigt werden, dass "OneDrive auf dem neuesten Stand" ist.

Die Links zu geteilten Dateien werden nicht mehr funktionieren und der Zugriff auf alte Freigaben führt zu einer Fehlermeldung. Du musst etwaige Dateifreigaben also neu erstellen. Bitte denke dabei daran, dass Projektdaten immer in Teams aufbewahrt werden sollen und nur solche Daten in deinem persönlichen OneDrive abgelegt werden, die niemand vermisst, solltest du das Unternehmen einmal verlassen.

Dies betrifft übrigens auch solche Links, die von Outlook automatisch für große Dateianhänge erstellt wurden.

Bisher lagen die zwischen Teams und deinem DComputer synchronisierten Daten in den beiden Ordnern "YRBrands" und "OneDrive - YRBrands". Da "YRBrands" der Name unseren alten Mandanten ist und der neue "WPP Cloud" heißt, werden auch die OneDrive-Ordner entsprechend benannt. Damit du nicht alle Daten doppelt auf deiner Festplatte liegen hast und ggf. aus Versehen eine alte, nicht mehr synchronisierte Datei öffnest, müssen die alten Ordner gelöscht werden.

Dein altes OneNote-Notizbuch wurde ebenfalls aus dem alten Mandanten übertragen und liegt in deinem OneDrive.

Chats können leider nicht migriert werden, aber deepblue hat eine Möglichkeit gefunden, um sie zumindest als PDF zu exportieren! Systembedingt ist dies etwas kompliziert, aber wenn dich das nicht abschreckt, weil du einige Chats ganz dringend sichern musst, wirf einen Blick in diese Anleitung.

Durch den Umzug ist die Synchronisation von Dateien aus Teams auf deine lokale Festplatte leider kaputtgegangen. Stelle sicher, dass du der Anleitung zum Lösen und Neuverbinden von OneDrive gefolgt bist. Anschließend kannst du die Synchronisation einfach wieder herstellen, so wie sie bisher auch war. Eine Anleitung dazu findest du hier.

Sollte dir eine Fehlermeldung angezeigt werden, dass dein Benutzer für diesen Tenant nicht berechtigt ist, musst du den Cache bzw. Verlauf des Browsers löschen. Bedenke bitte, dass du dadurch aus allen Websites ausgeloggt wirst, in denen du derzeit angemeldet bist; auch solchen, die gar nichts mit Office zu tun haben. Wie man den Cache löscht wird hier erklärt.

Alle Daten in Teams werden automatisch umgezogen. Einzig private und Gruppenchats bleiben leider auf der Strecke, genauso wie Reaktionen (Smileys etc.), Teams-Icons und eingeladene Gäste.

Ja!

Ja!

Zu Teams eingeladene Gäste müssen nach dem Umzug erneut eingeladen werden. Notiere dir am besten die Teammitglieder.

Die Gäste müssen leider die 2-Faktor-Authentifizierung neu einrichten. Verweise sie dazu gerne auf diese Anleitung.

Ja! Solltest du die OneNote-App auf deinem Computer verwenden, musst du diese einmal ab- und wieder anmelden. Anschließend kannst du deine Notizbücher wieder öffnen.

In Teams erstellte Planner werden umgezogen, aber einige Details gehen verloren, z.B. Zuweisungen.

Beim Umzug wurden die allgemeinen WPP-Namensregeln für Teams umgesetzt. Bitte bennene das Team nicht wieder um!

Beim Umzug sind auch unsere Einladungen zu fremden Teams verlorengegangen, so dass der Teameigentümer uns neu hinzufügen muss. Leider ist dies mit einem einfach Entfernen aus dem Team und neuen Hinzufügen nicht getan. Stattdessen muss der Teameigentümer seine IT bitten, in deren Azure-AD unsere Gast-Accounts vollständig löschen zu lassen. Erst dann können wir wieder eingeladen werden.

Links zu Teams-Meetings und freigegebenen Dateien werden beim Umzug leider kaputtgehen und müssen anschließend neu erstellt werden. Leider kann man bestehende Termine nicht reparieren, sondern muss sie komplett neu anlegen.

Solltest du Dateien aus Teams einzeln freigegeben haben, müssen diese erneut freigegeben werden. Beachte unbedingt, dass der Link zur alten Datei noch funktionieren könnte. Weise Kontakte, die mit derlei Links mit dir zusammen an Dateien arbeiten bitte unbedingt darauf hin. Es könnte sonst passieren, dass ihr unterschiedlichen Dateien arbeitet: Die Gäste an der Version im alten Mandanten und ihr an der Datei im neuen Mandanten.

Solltest du die E-Mail-Adresse für einen Kanal abgerufen haben und verwenden, um dort per Mail Beiträge erstellen zu lassen, musst du dies nach dem Umzug neu konfigurieren. Rufe dazu im neuen Mandanten einfach die neue E-Mail-Adresse des Kanals ab und teile sie den entsprechenden Leuten mit. Fertig.

Ja, diese konnten leider nicht übernommen werden 🙁

Standard-Tabs funktionieren noch (Beiträge, Dateien...). Einige Tabs müssen aber leider manuell entfernt und neu erstellt werden.

Deine persönlichen Einstellungen für Teams (Benachrichtigungen, Telefonie, Farben usw.) werden leider nicht übernommen und müssen neu erstellt werden.

Bei den Einstellungen einzelner Teams sieht es anders aus: Grundsätzlich wird alles kopiert, aber Teambild, Tags, Teamcode und die erzwungene Anzeige von Kanälen für alle Mitglieder werden nicht übernommen. Die Berechtigungen für Mitgieder solltest du ebenfalls kontrollieren!

Laden wir Kunden, Lieferanten oder andere Externe ohne s-f.com-Mailadresse zu Office 365 Ressourcen (z. B. Teams) ein, müssen auch sie die 2-Faktor-Authentifizierung einrichten. Leider sind auch unsere Gäste von dem Umzug betroffen und müssen die 2FA neu einrichten.

Der Prozess unterscheidet sich etwas von jenem, den wir Internen sehen. Daher haben wir eine Anleitung geschrieben, auf die ihr gerne verweisen könnt: https://it.s-f.family/2fa-for-guests/.

Ja und nein: Am Migrationswochenende bekommst du eine neue Telefonnummer. Diese sollte vorher von der IT bereits mitgeteilt worden sein. Deine alte Rufnummer leiten wir übergangsweise auf deine neue weiter, damit keine Anrufe verlorengehen.

Die User von Teams-Telefonie wurden von uns am 14.03.2025 individuell über ihre neue Rufnummer informiert. Solltest du eine Mail erwartet aber nicht bekommen haben, melde dich bitte bei o365@s-f.com.

Deine alte Rufnummer leiten wir übergangsweise auf deine neue weiter, damit keine Anrufe verlorengehen.

Einstellungen und Anrufbeantworter-Ansagen werden leider nicht migriert und müssen neu aufgenommen werden. Warteschleifenmusik bei Sammelrufnummern hingegen wird übernommen!

Diese Liste ist nach der Migration leider leer und auch alle hinterlassenen Voice-Mails werden nicht migriert.

Die Liste der zuletzt verwendeten Dateien in Word, Excel und Powerpoint wird geleert, da die alten Dateien nicht mehr verfügbar sind. Du musst sie bitte einmalig manuell öffnen. Anschließend werden sie wieder in die Liste der zuletzt verwendeten Dateien aufgenommen.

Leider wird nur die aktuelle Version jeder Datei zu WPPCloud kopiert.

DIe Notizbücher sind noch da, du musst sie aber bitte erneut über das Menü öffnen.

Ja, dein OneNote-Notizbuch wird aus dem alten Mandanten übertragen und liegt in deinem OneDrive.

Gemeinsam genutzte Notizbücher liegen zumeist in Teams und werden entsprechend übertragen! Du musst sie nach dem Umzug nur manuell wieder öffnen.

Du kannst in der OneNote-App auf deinem Computer oder Smartphone neben deinem persönlichen auch weitere Notizbücher öffnen, z. B. solche, die zu einem Team bzw. Kanal gehören oder die jemand anderes für dich freigegeben hat. All diese Notizbücher sind auch nach dem Umzug noch vorhanden, müssen aber nochmals von dir geöffnet werden: Nach einem Klick auf den Namen deines Notizbuches wird dir unten der Menüpunkt "andere Notizbücher öffnen" angezeigt.

Nein, du musst dich nur aus allen Apps einmal ab- und nach dem Migrationswochenende wieder anmelden.

Die folgenden Informationen treffen nicht zu auf die Microsoft Authenticator App! Es sind nur jene Apps betroffen, die Daten auf deinem Gerät speichern: Outlook, Teams, OneDrive usw.

Die Office 365 Apps auf Smartphones verwenden nach der Migration einen besonderen Sicherheitsmechanismus namens MAM* zum Schutz der Daten in Office 365. Konkret bedeutet dies, dass die Daten von Office 365 in einem "Container" gespeichert werden, den WPP aus der Ferne löschen kann. Das passiert ausschließlich auf Anfrage, z.B. wenn dein Telefon verloren gegangen ist und du ein Ticket erstellt oder nachdem du das Unternehmen verlassen hast. Hierzu wird dir eine entsprechende Meldung angezeigt. Auf andere Inhalte auf deinem Smartphone hat diese Funktion keinen Einfluss. Niemand außer dir hat Zugriff auf die Daten deines Smartphones!

All diese Punkte haben wir mit unserem Datenschutzbeauftragten besprochen. Er hat außerdem sicherstellen lassen, dass die Analyse-Möglichkeiten abgeschaltet wurden.

* MAM steht für Mobile Application Management.

Wir verwenden OKTA für die Multi-Faktor-Authentifizierung und nicht den Microsoft Authenticator. Trotzdem muss er auf dem Smartphone installiert sein, wenn du dort die Office Apps verwenden möchtest, weil er den Anmeldetoken für die Apps verwaltet.

Sollte dir beim Anmeldeversuch eine Fehlermeldung angezeigt werden, dass dein Benutzer für diesen Tenant nicht berechtigt ist, versuche es bitte einmal in einem anderen Browser. Wenn es dort funktioniert, musst du in dem anderen Browser, in dem dir der Fehler angezeigt wird, den Cache bzw. Verlauf löschen. Bedenke bitte, dass du dadurch aus allen Websites ausgeloggt wirst, in denen du derzeit angemeldet bist; auch solchen, die gar nichts mit Office zu tun haben.

Ja, die URL der SharePoint-Seite und aller darin gespreicherten Daten ändert sich.

Hast du einzelne Dateien oder Ordner aus Teams oder SharePoint freigegeben, müssen diese Freigaben neuerstellt werden. Gäste müssen neu eingeladen werden.

Nein, leider wird nur die aktuelle Version kopiert.

Layouts werden übertragen.

Durch den Umzug ist die Synchronisation von Dateien aus Teams auf deine lokale Festplatte leider kaputtgegangen. Stelle sicher, dass du der Anleitung zum Lösen und Neuverbinden von OneDrive gefolgt bist. Anschließend kannst du die Synchronisation einfach wieder herstellen, so wie sie bisher auch war. Eine Anleitung dazu findest du hier.

Sollte dir eine Fehlermeldung angezeigt werden, dass dein Benutzer für diesen Tenant nicht berechtigt ist, musst du den Cache bzw. Verlauf des Browsers löschen. Bedenke bitte, dass du dadurch aus allen Websites ausgeloggt wirst, in denen du derzeit angemeldet bist; auch solchen, die gar nichts mit Office zu tun haben. Wie man den Cache löscht wird hier erklärt.