Wo werden neu erstellte Dateien eigentlich gespeichert und liegen sie dort richtig? Bleiben sie auch verfügbar, sollte der Dateibesitzer einmal kein Mitarbeiter mehr sein? Ein Erklärungsversuch:

Office.com und OneDrive #

Einfach gesagt: office.com und dein persönliches OneDrive sind hinsichtlich Dateiablage dasselbe! Wenn du dich bei office.com einloggst und dort eine Datei erstellst oder hochlädst, wird diese in deinem OneDrive abgelegt.

Von dort kannst du Daten zwar auch mit deinem Team teilen, das wollen wir aber nicht! Denn wenn du das Unternehmen einmal verlässt und dein Account gelöscht wird, wären diese Daten verloren. Stattdessen sollen alle Projektdaten in Teams abgelegt werden. Dateien in Teams bleiben erhalten, auch wenn der ursprüngliche Ersteller die Agentur verlässt.

Obendrein ist automatisch eingeschaltet, dass neben dem OneDrive-Ordner auch Desktop und der Dokumente-Ordner deines Macs mit OneDrive synchronisiert werden. So ist sichergestellt, dass deine Daten nicht verloren sind, auch wenn dein Computer kaputtgehen sollte.

Teams #

Teams ist unser Tool zum gemeinsamen Zusammenarbeiten. Hierher gehören alle Dokumente, die zu einem Projekt gehören und von mehreren Personen bearbeitet werden. Du kannst Dateien entweder in einen Channel deines Teams hochladen oder direkt dort erstellen: Team => Channel => Dateien => Neu.

Alle dort abgelegten Daten sind für das komplette Team erreichbar und müssen nicht nochmal explizit freigegeben werden! Wenn dir die Dateiverwaltung in Teams zu umständlich ist, kannst du es auch mit deinem Finder koppeln. Wie das geht, erklären wir hier.

SharePoint #

Die Basis für das ganze Office365-System ist das sogenannte SharePoint – eine Plattform zum gemeinsamen Arbeiten. Da es leider etwas „sperrig“ zu bedienen ist, arbeiten wir nicht direkt damit. SharePoint ist aber der Unterbau aller Office365-Tools und läuft dir deshalb immer mal wieder über den Weg. Einfach ignorieren.