Jeder kennt es; schnell nach der Auftragsnummer suchen um die Kommunikation mit dem Kunden schnell zur Hand zu haben. Dennoch macht Outlook es einem schwer die Mail von gestern Abend in der Outlook-Ordner-Struktur zu finden!
Es gibt bei der Outlook-Suche Einiges zu beachten. Weil sich in unserem Ticket-System die Anfragen zu diesem Thema häufen und meistens mit einem Anruf oder einer E-Mail zu lösen sind, erklären wir dir einmal die wichtigsten Aspekte, die dir bei der Outlook-Suche Probleme oder vielleicht auch die Lösung bereiten könnten! 😉
Suchbegriff #
Du kannst als Suchbegriff ein Wort, eine Zahlenfolge oder eine E-Mail-Adresse des Senders/Empfängers in Outlook angeben. Wenn du nur nach einer Zahlenfolge oder einem Wort suchst, reicht es wenn du die Zeichenfolge in das Suchfeld eingibst. Wenn du nach einer Mail von Jemandem suchst, würden wir dir empfehlen die Erweiterten Suchoptionen (s.U.) zu verwenden. Die Vorschläge im Dropdown-Feld, können je nach Outlook-Version zu unerwünschten Suchergebnissen führen.
Ort #
Wenn du in die Outlook-Suche klickst, bemerkst du, dass sich die Symbole links neben der Suche verändern.
Sie zeigen nur dann die Suchoptionen wie den Such-Ort an:
Aber was bedeuteten diese Angaben?
- Aktueller Ordner – Wenn du in die Suche klickst, bleibt mit dieser Auswahl dein derzeit ausgewählter E-Mail-Ordner der „Aktuelle Ordner“. In dem Fall bedeutet die Suche also: „Suche in dem aktuell ausgewählten Ordner“ – Wenn dieser Ordner der Posteingang ist, wird auch nur im Posteingang gesucht! Wenn du die Unterorder durchsuchen möchtest, musst du die zweite Option auswählen, die da heißt:
- Unterordner – Hier wird nur in den Unterordnern des aktuell ausgewählten Ordners gesucht! Das ist besonders praktisch, wenn du in deinem Kunden-Ordner, Unterordner für jedes Projekt angelegt hast.
Denn dann kannst du nach einer Auftragsnummer suchen und alle Mails, die diese Auftragsnummer irgendwo (im Betreff oder Text der Mail) enthalten anzeigen lassen. - Aktuelles Postfach – Wenn du z.B. deinen Entwürfe-Ordner selektiert hast und diese Option ausgewählt ist, wird in allen Ordnern sowie Unter-Ordnern nach einer Mail mit deinem Begriff gesucht. Diese Option, verwende ich meistens, da die beiden ersten Optionen häufig mein gesuchtes Element ausschließen könnten. Wenn du mehrere Postfächer in Outlook eingerichtet hast, achte darauf, dass auch einen Ordner im richtigen Postfach ausgewählt hast.
- Alle Elemente – Diese Option kann sehr leicht verwirren, da die Suchergebnisse nicht mehr im gewohnten Layout dargestellt werden, sondern ein kompakteres Layout genommen wird.
Diese Auswahl sucht nicht nur nach E-Mails sondern auch nach Terminen, Kontakten und Aufgaben, die du in Outlook erstellt hast und deinen Suchbegriff enthalten.
Erweiterte Suchoptionen #
Was soll ich auswählen, wenn ich den Betreff einer Mail, den/die Empfänger/in oder nur den Sender kenne?
In den meisten Fällen reicht es aus, den Namen der Person oder den Betreff-Text einzugeben und Enter zu drücken. Findest du dann deine Mail immer noch nicht, kannst du anstatt des Vorschlags im Dropdown-Feld, die Buttons für die erweiterten Suchoptionen verwenden (s.U.):
Wenn du hier auf „Von“, „Betreff“, „Anlagen“ oder „Senden an“ klickst, öffnen sich unter den Buttons die Regeln, welche die Suchergebnisse bestimmen. Damit hast du den genauen Überblick zu deiner Outlook-Suche und kannst auch einen Betreff auswählen, der NICHT euren Suchbegriff enthält.
Falls weitere Fragen zu Outlook oder der beschriebenen Suche bestehen, melde dich bitte per Mail an o365@s-f.com.