Zur Office 365 Suite gehört neben Word, Excel, Powerpoint, Outlook und Teams auch OneDrive. OneDrive ist dein persönlicher Speicherplatz innerhalb von Office 365. Wir nutzen diesen Speicher nicht für Projektdaten, weil diese sonst für alle anderen nicht mehr verfügbar sind, sollte der Account des/r Inhabers*in einmal deaktiviert werden. Projektdaten gehören entweder auf den Fileserver oder nach Teams.
Was gehört hinein? #
In dein OneDrive kann alles gelegt werden, was nur du für deine Arbeit brauchst (Excel-Helferlein, Merkzettel etc.), auf das du vielleicht auch mal von unterwegs zugreifen möchtest (per Browser oder Smartphone-App), aber nicht in einen Projektordner (einmalige Umfragen zum Sommerfest etc.) oder Team gehört oder niemanden etwas angeht.
Was gehört NICHT hinein? #
- Da dein OneDrive gelöscht wird, solltest du das Unternehmen einmal verlassen, dürfen dort keine Projektdaten abgelegt werden!
- Auch private Daten sollen dort nicht abgelegt werden. Nach deinem Ausscheiden könnte es passieren, dass zur Wahrung des Geschäftsbetriebes darauf zugegriffen werden muss.
Wie funktioniert OneDrive? #
Du kannst dir OneDrive vorstellen, wie deinen Desktop, aber in sicher, weil die Daten automatisch zu Office 365 synchronisiert werden und somit nicht verloren sind, sollte deine Festplatte einmal kaputtgehen, dein Rechner von Spitzbuben gestohlen werden oder du aus Versehen etwas löschen. Außerdem kannst du dort abgelegte Dateien auch für andere freigeben und über www.office.com von überall darauf zugreifen.
Automatisches Backup deines Computers #
Dein Computer macht automatisch ein Backup deines Desktops und Dokumente-Ordners zu OneDrive in die Cloud.
Wie richtet man OneDrive ein? #
OneDrive-Icon
Um diese Synchronisation mit deinem Computer einzurichten, muss der OneDrive-Client auf deinem Rechner installiert sein. Eigentlich passiert das automatisch, aber über Iru (ehemals Kandji) kannst du es auch manuell nachholen.
OneDrive legt in deinem Benutzerordner auf deinem Computer einen Unterordner „OneDrive – WPP Cloud“ an und alles, was du in diesem Ordner ablegst, wird automatisch in die Cloud synchronisiert. Einen Alias dorthin findest du links in der Favoritenleiste deines Finders bzw. Explorers.
Um die Synchronisation zu prüfen, logge dich bei www.office.com ein und schaue dort unter OneDrive nach, ob dort dieselben Daten angezeigt werden wie im OneDrive-Ordner auf deinem Computer.
Sollte etwas nicht funktioniert, klicke auf deinem Computer auf das OneDrive-Icon neben der Uhr. Eventuell wirst du dort zum Login aufgefordert oder dir wird ein Fehler angezeigt, der behoben werden muss.
Wer kann meine Daten sehen? #
In diesem Artikel beschreiben wir, wer unter welchen Umständen Zugriff auf dein OneDrive haben könnte.
Aufbewahrungszeit #
Alle Daten im OneDrive werden sieben Jahre nach der letzten Änderung aufbewahrt und dann automatisch von WPP gelöscht.