Leider gibt es ein wenig Verwirrung über die Archiv-Funktion in Outlook. Hier versuchen wir, diese aufzulösen:

• Der Ordner „Archiv“ bzw. „Archivieren“ im Posteingang, der standardmäßig vorhanden ist, ist nicht das „echte“ Archiv! Es ist einfach nur ein Ordner mit einem Namen, der mehr verspricht als er halten kann. Dieser Ordner kann nichts und tut nichts und du kannst ihn ignorieren.
• Das richtige Archiv wird in den verschiedenen Mailprogrammen unterschiedlich dargestellt:
  • In Outlook Web Access (OWA) wird es als separates Postfach namens „In-Place Archive“ angezeigt
  • In Outlook für Mac ist es ein weiterer Ordner im Posteingang namens „Onlinearchiv„
  • In Outlook für iOS wird es überhaupt nicht angezeigt 🙁
  • In Outook für Windows wird es als separates Postfach namens „Online Archive“ angezeigt

Und was kann dieser „richtige“ Archivordner?

• Darin abgelegte Mails zählen nicht zu den 100GB maximaler Mailboxgröße, die jeder User hat
• Alle Mails aus deiner primären Mailbox werden automatisch nach zwei Jahren in das Archiv verschoben
• Auf das Archiv kannst du nur mit bestehender Internetverbindung zugreifen (entweder im Browser oder im Outlook auf dem Mac/PC).  Outlook für iOS zeigt den Archiv Ordner nicht!
• Alle Mails, die älter als 10 Jahre sind, werden automatisch auch aus dem Archiv gelöscht (hier gibt es ein paar Ausnahmen für bestimmte Personengruppen)