In Teams abgelegte Daten sind ohnehin für alle einsehbar, die Mitglied des Teams sind. Obendrein kannst du Daten freigeben für:
- Namentlich bekannte interne Friends
- Die komplette Agentur
- Namentlich bekannte Externe
Musst du Daten freigeben für namentlich unbekannte Externe oder soll jemand externes Daten für dich hochladen, nutze bitte BOX.
Große Daten, die bisher auf dem Fileserver liegen, kopiere bitte nicht nach Teams, sondern verwende BOX.
Freigabe vs. Team-Mitglied #
In Teams haben grundsätzlich alle Team-Mitglieder Zugriff auf alle Daten, die in dem Team abgelegt werden. Bevor du einzelne Daten freigibst, überlege immer, ob es eventuell sinnvoller wäre, die Person(en) als vollwertige Teammitglieder einzuladen, so dass sie Zugriff auf alle Daten, Kanäle und Unterhaltungen bekommen.
Daten freigeben #
Für einzelne Empfänger #
- Öffne Teams und navigiere über das Team > Kanal > Dateien zu Datei bzw. Ordner, die/den du freigeben möchtest.
- Klicke neben der Datei/dem Ordner auf das Teilen-Symbol
- Trage oben die Mailadresse(n) ein (es funktionieren interne genauso wie externe) und wähle rechts, ob sie/er nur lesen oder auch bearbeiten können soll. Ins Feld darunter kannst du eine kurze Nachricht eingeben und dann auf Senden drücken.
- Handelt es sich bei den eingeladenen um Externe, schicke ihnen bitte den Link zu unserer Login-Anleitung für Gäste: https://it.s-f.family/2fa-for-guests/
- Fertig
Für die ganze Agentur #
- Öffne Teams und navigiere über das Team > Kanal > Dateien zu Datei bzw. Ordner, die/den du freigeben möchtest.
- Klicke neben der Datei/dem Ordner auf das Teilen-Symbol
- Trage keine Empfängeradresse(n) ein, sondern klicke direkt unten auf das Zahnrad
- Wähle aus, für wen die Datei oder der Ordner erreichbar sein soll:
„Jeder mit dem Link“: Diese Option ist für uns leider nicht verfügbar. Solltest du sie unbedingt brauchen, melde dich bitte bei o365@s-f.com.- „Personen bei WPP Cloud mit dem Link”: Nur Personen innerhalb unserer Office-365-Umgebung haben Zugriff auf das Dokument, sofern du ihnen den Link mitteilst. Diese Option kannst du verwenden, wenn du Daten für deine ganze Firma freigeben möchtest.
- „Personen mit Zugriff”: Eventuell haben bestimmte Personen bereits Zugriff auf die Datei oder den Ordner, weil du sie bereits eingeladen hattest. Über diese Option kannst du den Link nochmals abrufen.
- „Bestimmte Personen”: Hiermit gibst du das Dokument für bestimmte Personen frei. Nach einem Klick auf „Übernehmen“ gelangst du zurück zum ersten Fenster und kannst dort ihre Mailadressen eingeben. Du kannst den Link auch manuell kopieren, aber er funktioniert nur für die angegebenen Personen.
- Nach der Wahl deiner Option klicke auf „Übernehmen“, um zum Freigabefenster zurückzukehren.
- Ein Klick auf “Link kopieren” kopiert ihn in deine Zwischenablage und du kannst ihn nun in die Kommunikation mit den Empfängern einfügen (Cmd + V).
- Fertig
Zugriff prüfen #
Willst du nachträglich überprüfen, für wen du eine Datei freigegeben hast, findest du diese Information im Freigabefenster mit einem Klick auf die Kreise unten links:
Freigeben für unbestimmte Personen #
Aus Sicherheitsgründen können wir aus OneDrive und Teams nur in Sonderfällen Daten für einen unbestimmten externen Empfängerkreis freigeben. Solltest du dies unbedingt brauchen, melde dich bitte bei o365@s-f.com.
Unsere offizielle Alternative ist für Scholz & Friends BOX und bei deepblue der FTP-Server. Solltest du dort keinen Account haben, beantragen bitte einen per IT-Ticket (S&F in ServiceNow und deepblue beim Helpdesk).