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Datenspeicher-Überblick

Inhaltsverzeichnis

Was speichern wir wo und was sind die Unterschiede zwischen den Systemen. Hier der Überblick!

In den letzten Jahren wurdet ihr arg strapaziert mit Änderungen, Neuerungen und Umzügen rund um SharePoint, FileBox, Box, Fileserver und OneDrive. Für alle, die das Gefühl haben, den Überblick verloren zu haben, haben wir eine Academy abgehalten:

  • Was ist der Unterschied zwischen Teams, SharePoint und OneDrive?
  • Wieso ist nun immer die Rede von Box?
  • Welche Daten gehören wohin?

Aufzeichnung #

Hier findest du die Aufzeichnung der Academy im Dezember 2025.

Linksammlung #

Während der Academy wurden diverse Artikel in unserer Knowledge Base erwähnt. Das waren diese:

Ausgeschrieben #

Vorweg #

Nicht jede unserer GmbHs arbeitet identisch, deshalb gilt immer: Folge den Anweisungen deiner Teamleitung. Ziel dieses Artikels ist, dir einen klaren und praxistauglichen Überblick zu geben, welches unserer Systeme du wofür nutzt und wie du sicher teilst.

Vier Systeme #

Bei deiner täglichen Arbeit begegnen dir vier Speicherwelten: Teams (mit SharePoint als Technik im Hintergrund), OneDrive, Box und Filebox. deepblue arbeitet teils noch mit klassischen Fileservern; die folgende Logik gilt dennoch.

Teams und SharePoint #

Teams sind der Ort für Zusammenarbeit. Alles, woran mehrere Personen arbeiten oder was für das Team nachhaltig relevant ist, gehört hierher: Office-Dateien wie Word, Excel, PowerPoint, PDFs oder kleinere Bilder, ebenso Finance- und Personaldaten.

In Teams unterscheidest du zwischen Unterhaltungen im Chat und den Kanälen eines Teams: Chats sind für kurzfristige Absprachen, die man später nicht wiederfinden muss; in Team‑Kanälen werden Inhalte diskutiert und Dateien abgelegt, die auch in Zukunft auffindbar sein sollen. Es gibt Standardkanäle, die alle Teammitglieder sehen, geheime Kanäle mit eingeschränktem Zugriff (z. B. für Angebote oder Zahlen), und Shared Channels, die du mit Personen außerhalb deines Teams teilen kannst – sogar WPP‑übergreifend.

Wenn du eine einzelne Datei oder einen Ordner mit jemandem außerhalb des Teams teilen möchtest, musst du nicht die gesamte Teammitgliedschaft vergeben: Nutze innerhalb des Datei‑Reiters die Funktion „Teilen“.

Übrigens: Meeting‑Einladungen funktionieren unabhängig von einer Teammitgliedschaft. Und bitte vergib beim Erstellen neuer Teams ein eindeutiges Company‑Kürzel am Anfang des Namens (z. B. SFH, DBN, RES).

Im Hintergrund von Teams läuft SharePoint. Du musst SharePoint nicht aktiv nutzen, aber es hilft bei Spezialfällen. Über „Open in SharePoint“ im Datei-Reiter jedes Kanals öffnet sich SharePoint im Browser und dort erreichst du erweiterte Funktionen wie die Zugriffsverwaltung und den Papierkorb: Gelöschte Dateien aus Teams/SharePoint kannst du dort bis zu 93 Tage selbst wiederherstellen.

Daten aus Teams mit dem Computer synchronisieren #

Viele arbeiten gerne direkt im Finder/Explorer. Das ist möglich: Der OneDrive‑Client auf deinem Rechner kann nicht nur dein OneDrive synchronisieren, sondern auch ausgewählte Teams/SharePoint‑Bibliotheken lokal einbinden. Wichtig zu wissen: Auch die Synchronisation von Teams/SharePoint nutzt den OneDrive‑Client. Wenn du dort abgemeldet bist, werden teambezogene Bibliotheken nicht mehr synchronisiert.

OneDrive #

OneDrive ist deine persönliche Ablage – aber nicht für private Daten gedacht. Lege hier Inhalte ab, die nur für dich relevant sind, etwa Skizzen, Entwürfe oder temporäre Notizen. Team‑ oder kundenrelevante Dateien gehören nach Teams/SharePoint. Der Desktop‑ und Dokumente‑Ordner deines Rechners wird automatisch in OneDrive gesichert. Dateien, die du in einem Chat teilst, landen technisch im Ordner „Chat‑Dateien“ deines OneDrive und werden von dort für die Chatteilnehmenden freigegeben.

Wenn du das Unternehmen verlässt, erlischt dein OneDrive‑Zugriff und mit ihm alle Freigaben – ein weiterer Grund, Teamrelevantes immer in Teams abzulegen. Standardmäßig erhält dein/e Manager:in beim Austritt Zugriff auf dein OneDrive; bitte lösche deshalb rechtzeitig private Inhalte und leere den Papierkorb. Du erreichst deine Daten und alle Office‑Apps jederzeit unter office.com.

Box #

Box ist unser Speicher für große Kreativ‑ und Produktionsdaten wie PSD, AI, Video- oder hochauflösende Bilddaten. Box bietet sehr viel Speicher, Versionierung und Wiederherstellung gelöschter Dateien über das Web – und das ohne VPN.

Der Box‑Client synchronisiert deine Inhalte lokal mit sogenannten Platzhaltern: Dateien werden erst beim Öffnen heruntergeladen. Wenn du offline arbeiten musst, kannst du mit „Keep on my device“ ganze Ordner vorab verfügbar machen und den Haken später wieder entfernen, um Speicher wieder freizugeben. Box gibt selten genutzte lokale Kopien automatisch frei, damit deine Festplatte nicht vollläuft. Das direkte externe Teilen aus Kundenordnern ist aus Datensicherheitsgründen eingeschränkt; für öffentliche oder halböffentliche Freigaben nutzt du die Filebox.

FileBox #

Die Filebox in Box ist für Fälle gedacht, in denen du Inhalte mit externen Personen teilen musst, deren E‑Mail‑Adressen du nicht hast – etwa Pressemitteilungen – oder wenn Externe dir Dateien hochladen sollen. Dein Filebox‑Ordner heißt FileBox_vorname.nachname@s-f.com; bitte benenne ihn nicht um. Inhalte in der Filebox werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Du kannst in der Filebox Unterordner anlegen und mit Schreibrechten teilen, damit Externe Daten hochladen können.

Faustregeln #

  • Office-, Finance- und HR-Daten, die für dein Team wichtig sind und für alle auffindbar sein sollen, gehören nach Teams/SharePoint
  • Was groß ist und aus Kreation/Produktion stammt, gehört nach Box
  • Was nur für dich ist, liegt in OneDrive
  • Was öffentlich oder ohne bekannte Empfänger geteilt werden muss – oder Uploads von Externen benötigt – läuft über die Filebox
  • Keine privaten Daten auf Firmen‑Systemen