Proofpoint ist ab Ende unser Partner im Spamfiltergeschäft, der alle eingehenden E-Mails filtert. Interne Mails werden darüber nicht gefiltert. Kurz und knapp:
- Saubere Mails werden einfach durchgeleitet und landen ganz normal in deiner Inbox
- Verdächtige Mails werden zurückgehalten bevor sie deine Mailbox erreichen, du wirst im „End User Digest“ (siehe unten) darüber informiert und erhältst die Möglichkeit sie freizugeben
- Eindeutig als Spam identifizierte Mails oder solche, die geblockte Dateianhänge (.exe, .js, .scr…) enthalten, werden vom System aussortiert ohne die Möglichkeit, sie freigeben zu lassen
- Internet-Links werden umgeleitet über einen Sicherheitsserver von Proofpoint, der sie auf verdächtige Inhalte prüft. Wundere dich also nicht, wenn sich hinter Links in Mails eine Proofpoint-Adresse versteckt (siehe unten)
End User Digest #
Wurden Mails für an dich aussortiert, bekommst du morgens und nachmittags einen „End User Digest“. Dieser beinhaltet eine Liste der aussortierten Mails samt Links, um sie einzeln freizugeben und/oder Absender zur White- oder Blacklist hinzuzufügen.
Solltest du einmal dringend auf eine Mail warten, die eventuell im Spamfilter hängengeblieben sein könnte, klicke in einem alten Digest einfach auf den Link „Request New End User Digest“ und du erhältst sofort einen aktuellen Bericht.
End User Digest
URL-Sandboxing #
Bekommst du per Mail einen Internet-Link geschickt, wird dieser von Proofpoint ersetzt und über deren Server umgeleitet. So kann Proofpoint das Ziel des Links prüfen und dich ggf. vor Schadsoftware warnen. Hinter einem einfachen Link zu z.B. https://www.s-f.com versteckt sich dann eine kryptische URL wie https://urldefense.proofpoint.com/v2/url?u=https-3A_d=DwMGaQ&c=24Pv9SDmf15C3K1GQEblfw&r. Das ist so richtig und erhöht unsere Sicherheit. Wundere dich also nicht darüber.
Dein Proofpoint-Account #
Oben rechts im „End User Digest“ findest du den Link „Manage My Account“ zu deinem persönlichen Proofpoint-Account. Nach einem Klick hierauf kannst du folgende Einstellungen rund um deinen Account vornehmen:
- Lists: White- und Blacklists pflegen
- Profile: Übersicht all deiner Mailadressen
- Quarantine: Ausgefilterte Mails einsehen und freigeben
Junk-Ordner in deinem Mailprogramm #
In Outlook angezeigte Ordner namens „Spam“ oder „Junk“ haben mit dem Dienst von Proofpoint nichts zu tun und bleiben in Zukunft leer. Wenn du eine Mail vermisst, die eventuell vom Spamfilter aussortiert wurde, schaue entweder in den „End User Digest“, fordere einen neuen an oder öffne deinen Proofpoint-Account und schaue in die Quarantäne.
Regeln #
Die folgenden Regeln gelten für alle ein- und ausgehenden Mails:
- Die Größe einer Mail samt Anhang darf 25MB nicht überschreiten
- Verschickte Archive (Zip…) dürfen ausgepackt nicht größer als 50MB sein
- Es dürfen nicht mehr als 256 Dateien an einer Mail hängen
- Es dürfen nicht mehr als 256 Dateien in einem Archiv verpackt sein
- Angehängte Archive dürfen eine Ordnertiefe von maximal 20 Verzeichnisebenen haben
Verstößt die Nachricht gegen eine der o.g. Regeln wird sie abgewiesen. Diese Regeln sind vom Service-Anbieter festgelegt und leider nicht verhandelbar.