Zugegebenermaßen ist es etwas verwirrend bei Office 365. Wir machen es so knapp wie möglich:

Verteilerlisten #

Früher haben Verteilerlisten oder “Mailverteiler” so funktioniert: Wir haben auf dem Server eine Verteilerliste angelegt und wurde dort eine Mail hingeschickt, wurde sie an jedes Mitglied der Liste geleitet. Diese Verteilerlisten gibt es bei Office 365 nicht mehr bzw. verwenden wir sie nicht. Stattdessen…

Office Gruppen #

Der neue heiße Scheiß sind Office Gruppen (auch Microsoft 365 Gruppen). Diese können von jedem User erstellt und beliebige interne Empfänger hinzugefügt werden. Alle Eingeladenen erhalten dann eine Willkommensmail und sehen diese Gruppe in ihrem Outlook unter “Gruppen” links im Ordnerbaum. Folgendes kann der Owner für Gruppen konfigurieren:

• Name: Achte darauf, den Namen immer mit deinem Companyküzel zu beginne (S&F, DBN, MGB…)
• Mailadresse
• Beschreibung
• Sichtbarkeit: Bitte immer privat wählen, weil sonst ganz VMLY&R beitreten kann
• Sollen Nachrichten an die Gruppen immer in der Inbox der Mitglieder landen? Ja, normalerweise will man das, damit nichts übersehen wird. Die Mitglieder können diese Einstellung aber jeweils wieder abschalten. Dann sehen sie eingehende Nachrichten nur unter “Gruppen” links im Ordnerbaum.
• Soll die Gruppe von extern erreichbar sein? Dann klicke den Haken und erstelle ein IT-Ticket (S&F in ServiceNow; deepblue beim Helpdesk), damit die Gruppe eine Adresse mit korrekter Domain bekommt

Mehr zum Beitritt in und zur Verwaltung von Gruppen findest du in diesem Artikel.

In Gruppen können zusätzlich auch Dateien gespeichert und ein Kalender verwendet werden. Weniger verwirrend macht es das aber nicht 😉

Teams #

Drehen sich Gruppen vornehmlich um Mails, so geht es bei Teams um die Rundum-Zusammenarbeit: Unterhaltungen, Dateiablage, Organisation in Kanäle, Chats, Meetings, Videokonferenzen, Planner und und und. Im Hintergrund gibt verwirrenderweise einen Zusammenhang zwischen Gruppen und Teams, den man aber eigentlich ignorieren kann:

• Jedem Team liegt eine Gruppe zugrunde
• Hat man bereits eine Gruppe erstellt, kann man daraus ein Team machen: Team erstellen > Aus Gruppe oder Team > Microsoft 365 Gruppe
• Name: Achte darauf, den Namen immer mit deinem Companyküzel zu beginne (S&F, DBN, MGB…)
• Hat man ein Team erstellt, gibt es im Hintergrund dazu auch eine Gruppe. Diese ist aber versteckt. Willst du sie sichtbar machen lassen, um an dieselben Empfänger auch Mails zu schicken, erstelle einfach ein IT-Ticket (S&F in ServiceNow; deepblue beim Helpdesk).

Kanäle #

Kanäle befinden sich innerhalb eines Teams und jedes Team hat mindestens einen. Du kannst aber auch weitere anlegen und beliebig benennen. Jedes Team-Mitglied hat Zugriff auf alle Daten in allen Kanälen.

Es sei denn, du legst einen geheimen Kanal an; darauf haben nur jene Team-Mitglieder Zugriff, die du explizit dafür freischaltest. Du kannst allerdings niemanden einladen, der/die nicht Mitglied den übergeordneten Teams ist.

Ähnlich ist es bei freigegebenen Kanälen: Zu diesen haben nur jene Team-Mitglieder Zugriff, die du explizit dafür freischaltest. Zusätzlich kannst du weitere Kolleg*innen ausschließlich zu diesem Kanal einladen, ohne ihnen Zugriff auf den Rest des Teams zu geben. Das funktioniert auch mit Kolleg*innen aus dem ganzen WPP-Universum. Kunden können wir zu solchen freigegeben Kanälen leider nicht ohne weiteres einladen, weil es dafür eine Vertrauensstellung zwischen derer und unserer O365-Umgebung braucht.