Intern verwenden wir unsere Fileserver und Teams, um gemeinsam an Daten zu arbeiten. In deinem persönlichen OneDrive kannst du obendrein Daten sichern, die nur du für deine Arbeit brauchst. Wie aber lassen wir Externen oder Kunden große Datenmengen zukommen, die für Mails zu groß sind, oder arbeiten mit ihnen daran?
Bis 2024 war die Filebox #
Im Sommer 2024 ist die alte Filebox (filebox.s-f.com) in den Ruhestand gegangen und du hast nun drei Alternativen, die wir unten erklären: Teams, OneDrive und BOX.
Hierauf musst du immer achten #
Tools wie WeTransfer oder Dropbox dürfen für den Datenaustausch mit Externen nicht benutzt werden! Dies untersagt uns die Datensicherheits-Richtlinie von WPP.
Hat dein Kunde eine eigene Lösung zum Übertragen von Daten, nutze diese unbedingt, denn so liegt die Verantwortung für Sicherheit und Betrieb nicht bei uns. Obendrein schreiben viele Kunden vor, dass solch eigene Dienste verwendet werden, wenn vorhanden.
Bedenke immer den Datenschutz: Personenbezogene und sensible Daten oder gar Geschäftsgeheimnisse dürfen nicht unverschlüsselt und/oder über für jedermann zugängliche Links ausgetauscht werden!
Freigeben aus Teams und OneDrive #
Du kannst Daten aus Teams oder deinem OneDrive freigeben, allerdings nur an namentlich bekannte Personen, deren Mailadressen dir vorliegen. Liegen die Daten ohnehin schon in Teams oder OneDrive, kann dieser Weg einfacher sein, als die Daten nach Box zu kopieren und von dort freizugeben. Wie das Freigeben aus Teams und OneDrive funktioniert, erklären wir hier für Teams und hier für OneDrive.
Musst du Daten freigeben für namentlich unbekannte Externe oder soll jemand externes Daten für dich hochladen, nutze bitte BOX.
Freigeben aus Box #
BOX nutzen wir vor allem als zentrale Ablage für all jene Daten, die bisher auf unseren Fileservern lagen. Seit Sommer 2024 nutzen wir BOX aber auch als Ersatz für die alte Filebox (filebox.s-f.com), um Daten mit Externen zu teilen. Dazu haben alle Friends dort einen Ordner namens FileBox_vorname.nachname@s-f.com, aus dem Daten geteilt werden können.
Solltest du einen Box-Account benötigen, melde dich bitte bei box@s-f.com.
Alle weiteren Infos zu Box findest du in diesem Artikel.